Pourquoi et comment emettre des factures numeriques ?

La digitalisation permet aux professionnels de mettre de nombreux types de documents au format numérique. Cela inclut notamment les factures, qu’il devient maintenant possible d’envoyer par email ou autres supports de communication numérique. Toutefois, les factures sont des documents obligatoires pour toutes les transactions commerciales. Leur établissement doit ainsi respecter certaines règles. En lisant cette rubrique, vous en saurez davantage sur l’importance de l’acte de facturation, mais aussi pourquoi et comment digitaliser ces documents facilement.

Les rôles des factures numériques et leur place dans la comptabilité professionnelle

Qu’elles soient numériques ou imprimées, les factures découlent de l’obligation légale d’attester de la vente d’un bien ou d’un service par l’entreprise. En effet, ce document tient lieu de créance et permet ainsi de tenir la comptabilité à jour. De plus, au cas où le paiement présente un retard, la facture peut également servir à relancer le client. Dans ce cadre, pour être valides, toutes les factures établies au nom d’une entreprise doivent être estampée de certaines mentions obligatoires. Ces mesures permettent notamment d’éviter les éventuelles tentatives de falsification.

D’ailleurs, chaque facture doit être établie en double exemplaire. En effet, la seconde est à remettre au client pour qu’il puisse justifier de l’acquisition légale ou réception d’un bien ou service. Dans ce cadre, ce document atteste que l’opération commerciale a été menée jusqu’à son terme selon le contrat établi par les deux parties.

Par ailleurs, les factures sont aussi essentielles pour la fiscalité. En effet, elles permettent de retracer les valeurs de la TVA perçues par les entreprises au fil de leurs activités commerciales. C’est en partie pour cela que l’absence de facturation est passible d’une amende d’une valeur de 75.000 €. Pour éviter d’éventuels oublis, vous pouvez toutefois intégrer un logiciel de devis et facture gratuit pour auto-entrepreneur dans votre système comptable. Cela vous permettra également d’éviter de perdre du temps pour ces tâches secondaires et de vous focaliser sur le développement de votre métier.

Comment émettre des factures numériques légales ?

Les logiciels de facturation s’avèrent beaucoup plus rapides et plus simples à utiliser. En effet, ces derniers peuvent être couplés avec les bases de données de l’entreprise. Ainsi, chaque transaction finalisée est automatiquement suivi d’une facturation. D’ailleurs, ces outils digitaux intègrent aussi des fonctionnalités supplémentaires, comme relancer les factures en retard. Vous pouvez même personnaliser les délais et les fréquences de rappel. De plus, la transmission des factures peut être effectuée par diverses voies, dont email, sms/mms et messagerie électronique.

Toutefois, plusieurs types d’outils de facturation ont émergé. En effet, les entreprises peuvent notamment s’orienter vers l’utilisation d’outils en ligne qui ont notamment pour avantages de rester faciles d’accès lors de vos déplacements. De plus, les factures y sont stockées indépendamment de l’entreprise émettrice pour en garantir une disponibilité respectant les lois en vigueur. En effet, les factures doivent être conservées sur une durée pouvant atteindre 10 ans.

Cependant, pour les entreprises qui désirent éviter des fuites d’informations sensibles, l’externalisation des factures n’est pas adaptée. En alternative, il existe des logiciels dédiés à la comptabilité qui peuvent être intégrés directement dans le réseau informatique des entreprises. Dans tous les cas, sachez que pour légaux, les logiciels de facturation en ligne ou non doivent être certifiés pour garantir la conformité des documents et leur confidentialité.